Assistant de direction

Niveau d'accès Bac + 1 à bac + 2

Statut

Salarié

Salaire moyen

2 600 € bruts mensuels

Tendance emploi

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Synonymes

Assistant(e) de manager

Office-manager

Secrétaire de direction

Centres d'intérêt Organiser, planifier, gérer

Description

L’assistant de direction exerce une fonction de soutien auprès d’un membre de la direction d’une entreprise dans le but de lui faciliter ses tâches, à la fois quotidiennes et opérationnelles.

Activités principales

Le métier d’assistant de direction consiste à aider le directeur de service ou le directeur général d’une entreprise en le déchargeant des tâches administratives. L’assistant de direction gère également l'agenda et joue un rôle d'interface auprès des divers interlocuteurs de son employeur.

Comment travaille-t-il ?

L'assistant de direction commence sa journée par la lecture de l'ensemble du courrier de son directeur, parfois e-mails compris. Il le classe par ordre de priorité et l'archive si nécessaire. Puis il assure la gestion de l'agenda. Il organise, par exemple, les réunions et les rendez-vous selon les disponibilités et les priorités de son directeur. Il est en contact quotidien avec les collaborateurs de l'entreprise. Il prépare les dossiers dont le manager a besoin, les range et les classe. Il rédige les comptes rendus des réunions auxquelles il a assisté et les envoie aux personnes concernées. Enfin, il rencontre plusieurs fois par jour son supérieur pour faire le point sur l'avancement du travail, les rendez-vous prévus et les courriers à envoyer.

Où exerce-t-il ?

L'assistant de direction travaille essentiellement à son bureau, même s'il doit parfois se déplacer au sein de l'entreprise pour chercher un document urgent ou accompagner son patron à l'extérieur de l'entreprise.

Les métiers du secrétariat s'exercent dans tous les secteurs de la vie économique et sociale. Il est néanmoins possible de hiérarchiser ces secteurs. Ainsi, il apparaît que les PME et les PMI du tertiaire sont les entreprises qui embauchent le plus les assistants de direction. Viennent ensuite les entreprises industrielles.

Enfin, les assistants de directions peuvent travailler dans les collectivités locales, une association ou un établissement public.

Il s'agit d'une profession fortement féminisée.

Compétences pour être Assistant de direction

Qualités requises

Organisé :

L'assistant de direction gère deux emplois du temps : le sien et celui de son directeur. Il sait hiérarchiser les missions et définir ce qui est urgent et ce qui ne l'est pas !

Réactif :

Les imprévus, les petits tracas de dernière minute sont monnaie courante, l'assistant de direction doit être rapide et efficace.

Discret :

L'assistant de direction a connaissance des aspects confidentiels de certains dossiers, qui ne doivent surtout pas s'ébruiter.

Savoir-faire

- Accueillir une clientèle
- Filtrer des appels téléphoniques
- Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note, etc.)
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
- Réaliser la gestion administrative des contrats
- Organiser des déplacements professionnels
- Préparer et organiser des réunions
- Saisir des documents numériques
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
- Construire un dossier professionnel
- Concevoir un tableau de bord
- Réaliser un suivi d'activité
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Archiver des documents de référence
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Organiser des actions de communication
- Réaliser un suivi administratif du personnel
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Suivre les conditions d'exécution d'un contrat

Savoir

- Outils bureautiques
- Gestion administrative
- Normes rédactionnelles
- Sténographie
- Méthode de classement et d'archivage
- Modalités d'accueil
- Techniques de prise de notes
- Techniques de numérisation
- Veille informationnelle
- Veille réglementaire
- Organisation d'évènements
- Droit du travail
- Législation sociale
- Gestion administrative du personnel

(Source: ROME)

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Choisir ma formation pour devenir Assistant de direction

Vous devez miser sur un bac + 2 pour accéder au métier d'assistant de direction.

Formation initiale

Si vous souhaitez intégrer une entreprise à taille humaine, le bac professionnel gestion-administration qui se prépare en trois ans après le collège peut vous suffire. Vous avez le choix en Île-de-France parmi plus de 180 établissements.

En revanche, pour intégrer des structures plus importantes (telles que PME-PMI ou grandes entreprises), il vous est demandé, au minimum, un diplôme de niveau bac + 2. Vous pouvez envisager la préparation de l'un de ces diplômes dispensés, notamment en alternance, dans de nombreux établissements franciliens :

BTS support à l'action managériale (ex BTS Assistant de manager, fusion des anciens BTS assistant de direction et assistant secrétaire trilingue)
BTS gestion de la PME (ex BTS Assistant de gestion de PME-PMI)
DUT gestion administrative et commerciale des organisations
DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations (GEA GMO)
DUT carrières juridiques

A l'issue de l'obtention d'un BTS ou d'un DUT, vous pouvez compléter votre formation en un an par une licence professionnelle ou un bachelor afin d'acquérir une spécialisation (industrie, commerce, juridique, etc.) appréciée des entreprises. A titre d'exemple :

Licence pro management des activités commerciale
Licence pro management et gestion des organisation
Licence pro métiers des administrations et collectivités territoriales

Formation continue

Le métier d’assistant de direction est également accessible par la voie de la formation continue des adultes. De nombreux parcours et perfectionnements sont possibles. Vous pouvez notamment envisager la préparation des certification suivantes :

formation assistant de direction dispensée par les nombreuses antennes franciliennes de l’Institut de formation commerciale permanente (IFOCOP). (Renseignements : http://www.ifocop.fr/formationsmetiers/assistanat-secretariat/formation-assistante-de-direction/)
formation assistante de direction dispensée par l’AFPA (Renseignements : https://www.afpa.fr/ideesmetier/assistant-de-directi-1?articleId=54411146)

Pour aller plus loin, consultez la liste nationale des certifications : http://www.rncp.cncp.gouv.fr/grand-public/resultat?romeRNCP=M1604

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